संस्था दरम्यान इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज: हे कसे होऊ शकते?

इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज व्यवस्थापन (EDM) - आभासी स्वाक्षर्या इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज वापर आधारित माहिती शेअर करण्यासाठी जलद मार्ग. त्याला फार काळ पासून कार्यान्वित व्यवसायासाठी एक प्रभावी साधन म्हणून जगातील विकसित देशांतील ओळखले गेले आहे.

हृदय

संस्था दरम्यान इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज - तयार, प्रक्रिया, प्रशासन, हस्तांतरण, संपादन, देखभाल, वापर आणि दस्तऐवज नष्ट प्रक्रिया संच. या सर्व प्रक्रिया कागदपत्रे पावती एकाग्रता आणि पुष्टी तपासणी नंतर चालते आहेत.

कायदेशीर घटक दरम्यान दस्तऐवज अभिसरण नियम पक्षांच्या करार करून चालते आहे. माहितीची देवाणघेवाण दूरसंचार सुविधा अर्थ, आणि दस्तऐवज इलेक्ट्रॉनिक मीडिया संग्रहित करून चालते. लेखा माहिती जिवन विधान पातळीवर आहे ते जास्त नसावी.

संस्था सहभागी स्वाक्षर्या एकमेकांना औपचारिक आणि अनौपचारिक दस्तऐवज संवाद करू शकता. व्यवसाय क्षेत्रातील हे समाविष्ट होऊ शकते: पावत्या, करार, पावत्या, करार, करार, आदेश, सूचना, वकील अधिकार, इ माहिती मजकूर, तक्त्याच्या आणि ग्राफिक फाइल्स स्वरूपात प्रसारित केले जाऊ शकते.

EDI परिचय उद्देश

EDI परिचय एक पूर्वीपेक्षा असू शकते:

• नियमानुसार काम कमी;
• दस्तऐवज तोटा कमी;
• "पारदर्शक" कागदपत्रे काम;
• निर्दिष्ट वेळेच्या आत दस्तऐवज उघड, इ ... - कामगिरी शिस्त वाढ

संख्यात्मक लक्ष्य हेही खालील म्हणून ओळखले जाऊ शकते:

• दस्तऐवज 10 वेळा प्रक्रिया करण्यात वेळ कमी करणे.
• अर्धा मध्ये कार्यालयीन खर्च कमी.

संस्था दरम्यान इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज: ते कसे कार्य करते

घरगुती कायद्यानुसार, संस्था दरम्यान इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज दोन्ही संमती घेतली जाते. डेटा एक्सचेंज, तो सर्व सहभागी ऑपरेटर उपकरणे करण्यासाठी कनेक्ट केलेले होते की आवश्यक आहे. पुढे, वापरकर्ता counterparties यादी जोडण्यासाठी विनंती पाठवू करणे आवश्यक आहे. पुष्टी प्रणाली सहभागी संवाद शकता.

EDI विभाग पुढील कार्य पार लागेल:

• डेटा अदलाबदल करण्यासाठी counterparties आमंत्रित करा.
• अॅड्रेस बुक व्युत्पन्न.
• अशा 1C म्हणून लेखा सॉफ्टवेअर बरोबर एकत्रीकरण.
• साइन इन करा आणि दस्तऐवज कूटबद्ध करा.
• रचना पत्रव्यवहार.
• अक्षरे स्थितीचे परीक्षण.

संस्था दरम्यान इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज प्रमाणपत्रे वापरून चालते. सर्व्हर व प्रमाणीकरण सह कनेक्ट करत आहे एक वैयक्तिक डिजिटल प्रमाणपत्र माध्यमातून सुरू आहे. इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरी, प्रणाली प्रत्येक वापरकर्ता िदली जाते संरक्षित इलेक्ट्रॉनिक मीडिया आणि टोकन पिन कोड संग्रहित. वापरकर्ता वैयक्तिक कार्यालयात त्यांच्या पासवर्ड प्रविष्ट करणे आवश्यक आहे. केवळ त्या नंतर तो त्यांच्या कागदपत्रांची प्रवेश मिळेल.

संस्था कोणत्याही सदस्य, प्रणाली कनेक्ट विनिमय प्रक्रिया सुरू करू शकता. आपण दुसर्या पक्षाला दस्तऐवज पाठवा करण्यापूर्वी, तो इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरीसह साइन इन करणे आवश्यक आहे. हे ऑपरेशन "क्रिप्टो" कार्यक्रमाच्या माध्यमातून केले आहे. दस्तऐवज EDI द्वारे पाठवले आहे. कंत्राटदार कर्मचारी एक नवीन दस्तऐवज सूचना प्राप्त. तो स्वीकारतो, तर तो देखील eds ठेवते. आपण दस्तऐवजात बदल करायचा असेल तर, तो त्याच्या नवीन इलेक्ट्रॉनिक आवृत्ती निर्माण करतो. संपादन पूर्ण झाल्यावर आपण इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरी वापरून कोणत्याही बदल जतन करू इच्छिता. दस्तऐवज नंतर दुसऱ्या पक्षाच्या बदल पाठविले आहे. इलेक्ट्रॉनिक जुळणारे माहिती करणार आवश्यक.

आपण पुन्हा एकदा बदल करू इच्छित असल्यास, तर संपूर्ण प्रक्रिया पुन्हा पुनरावृत्ती आहे. नवीन आवृत्ती दावे उपस्थित नसेल, तर, दस्तऐवज आदर केला जातो. अंतिम नमुना दोन इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरी स्वाक्षरी आहे असे मानले जाते. सर्व्हरवर साठवलेले इ.स. दस्तऐवज आवृत्ती पाहण्यासाठी उपलब्ध आहेत. नमुना चालू दर्जा दिला आहे एकदा, दस्तऐवज कार्य करणार नाही बदलणे. निराश करार स्थिती "रद्द" दिले. येथे संस्था दरम्यान इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज कसे करणे.

उपकरणे

संस्था दरम्यान इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज काय गरज आहे? पहिल्याने, आपण एक सेवा प्रदाता निवडा आणि माहिती देवाणघेवाण विशेष सॉफ्टवेअर प्रतिष्ठापीत करणे आवश्यक आहे. दुसरे म्हणजे, संघटना ई-मेल आयोजित इच्छिणार्या प्रत्येक काऊंटरपार्टी, आपण साइन इन करणे आवश्यक आहे "इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज विनिमय रोजी करार."

हे सर्व दस्तऐवज संचयित करण्यासाठी जे EDI सर्व्हर स्थापन करण्यासाठी देखील आवश्यक आहे. तो ग्राहक उपकरणे, आणि "मेघ" स्टोरेज म्हणून असू शकते. अर्ज, उपकरणे संघटना स्थापित आहे ज्याद्वारे प्रणाली बाहेर डेटा प्रवेश. सर्व्हर संगणक संवाद पर्यायी SSL एन्क्रिप्शन सह HTTP वरून केले जाते दस्तऐवज 128 प्रवेश केवळ अर्ज इंटरफेस आणि प्रमाणीकरण उत्तीर्ण झाल्यावर चालते.

EDC प्रकल्प

प्रक्रिया ऑटोमेशन प्रकल्प अनेक वर्षे अनेक महिने पुरतील शकता. मुदत थेट ऑटोमेशन, संसाधन संस्थेने आर्थिक क्षमता आवश्यक आहे की प्रक्रिया संख्या अवलंबून असते. खालीलप्रमाणे EDC अंमलबजावणी थोडक्यात सर्किट:

• एक काम गट निर्मिती.
• गोल, मुदत आणि बजेट निर्मिती.
• विद्यमान प्रक्रिया अभ्यास.
• नोकरी विकसित करा.
• Vyrob EDI प्रणाली.
• SED अंमलबजावणी करार इन करत आहे.
• नियम उचलून.
• प्रणाली संचयीका भरणे.
• कर्मचारी प्रशिक्षण.
• प्राथमिक चाचण्या पार पाडणे.
• SED ऑर्डर अंमलबजावणी प्रकाशन.
• सॉफ्टवेअर आणि काम नियम विकासासाठी.
• पथदर्शी प्रकल्प लाँच.
• EDI पूर्ण प्रमाणात संक्रमण.

EDI अंमलबजावणी त्रुटी

दस्तऐवज ऑटोमेशन प्रक्रियेत प्रक्रिया जे कायदा एक कागद वाहक उपस्थिती आवश्यक विशेष लक्ष दिले पाहिजे. डुप्लिकेट कागदी दस्तऐवज इलेक्ट्रॉनिक अशक्य आहे. हे लक्षणीय काम प्रक्रिया हळु आणि संपूर्ण प्रक्रियेत ऑटोमेशन दिशेने एक नकारात्मक वृत्ती होऊ. दुहेरी काम कोणीही देते अंमलबजावणीसाठी.

नवीन नियम लागू करण्याची प्रक्रिया दस्तऐवज, रेल्वे कर्मचारी कार्य विकसित करणे आवश्यक आहे, आणि फक्त नंतर पूर्ण अंमलबजावणी व्यस्त. या कर्मचा-यांना नवीन तंत्रज्ञान वापरून फायदे पोहचविणे तर फक्त साध्य करता येतात.

आणखी एक लोकप्रिय चूक - पण आवश्यकता गरीब अभ्यास. वापरकर्ते एक कॉन्फिगर न करता सोडल्यास प्रणाली मध्ये काम असेल तर प्रक्रिया EDI संघटना दत्तक की वेगळी आहे.

साधक आणि बाधक: संस्था दरम्यान इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज

फायदे:

• मेल खर्च करून मूळ दस्तऐवज अग्रेषित करण्यासाठी कमी.
• दस्तऐवज संग्रह जागा जतन करा. हे सर्व इलेक्ट्रॉनिक फॉर्म मध्ये साठवली जाते.
• वापरण्यास सुलभ. दस्तऐवज पाठविणे एकाच स्थानावरून सुरू आहे. स्थिती द्वारे चालविली दस्तऐवजाची एक द्रुत शोध (पाठविले, करून आर. डी प्राप्त आणि स्वीकारले).
• झटपट चेंडू. सर्व माहिती काही सेकंदात प्राप्तकर्ता पाठविले नाही.
• दस्तऐवज प्रणाली मध्ये त्याच्या संचय समाप्ती पर्यंत गमावले जाऊ शकत नाही.

तोटे:

• उत्पादन वापरण्यासाठी आपल्याला पैसे खर्च एक परवाना खरेदी करणे आवश्यक आहे.
• फक्त एकाच प्रणाली सहभागी दरम्यान अनेकदा संपर्क साधा.
• संस्था दरम्यान इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज 1C किंवा कोणत्याही इतर सॉफ्टवेअर वापरून पूर्वी वापरलेल्या योजना वेगळी आहे. नवीन अल्गोरिदम परिचयाने, सर्व कर्मचारी व्यवसाय आचार प्रश्न आहे.
• तांत्रिक उपकरणे. EDI संघटना परिचय उपकरणे खरेदी करण्यासाठी आणि नवीन प्रणाली व्यवस्थापित करण्यासाठी कर्मचारी तयार करणे आवश्यक आहे करण्यापूर्वी.
• EDM इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरी वापर करून, जे वैधता आहे 1 वर्ष. हे निरीक्षण आणि तातडीने प्रमाणपत्रे अद्यतनित आवश्यक आहे. हे कर समस्या टाळण्यासाठी, कंत्राटदार प्रमाणपत्रे क्रिया नियंत्रित करण्यासाठी देखील आवश्यक आहे.

कायदेशीर नियम

काय नमुना घालून देणारा कायदे संस्था दरम्यान इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज नियमित? रशियन कायदे फेडरल कायदा №63 «इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरी रोजी", फेडरल कर सेवा दस्तऐवज नियम अर्थ मंत्रालय संख्या MMV-7-2 / 168 क्रम नोंदणीकृत आहेत समावेश आहे. संस्था अर्थ № 50n आधारावर आदेश दरम्यान EDI. इलेक्ट्रॉनिक स्वरूपात प्राथमिक लेखा दस्तऐवज अदलाबदल अटी फेडरल कर सेवा मागणी क्रमांक MMV-7-6 / 36 @ विहित. EDM प्रक्रिया उपक्रम सर्व ऑपरेटर फेडरल कर सेवा ऑर्डर मार्गदर्शन करावे № MMV-7-6 / 253 @.

"VLSI"

ग्राहकांना खालील फायदे देते संस्था दरम्यान "VLSI" इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज:

• रशियन फेडरेशन प्रदेश वर नोंदणीकृत आहे की कोणत्याही संस्थेचे दस्तऐवज पाठवू शकता. काउन्टर पार्टी "VLSI" प्रणाली पक्ष नाही, तर कर्मचारी फक्त संस्थेचे प्रतिनिधी संपर्क आणि प्रणाली मध्ये सहभागी आमंत्रण ई-मेल पाठवू. लगेच पुष्टी नंतर सहभागी दरम्यान माहितीची देवाणघेवाण मध्यस्थ न चालते जाईल.
• एक संगणकावर सॉफ्टवेअर स्थापित आवश्यक नाही. आपल्या ब्राउझर आणि इंटरनेट प्रवेश वर्तमान आवृत्ती असणे पुरेसे.
• डेटा कार्य करण्यासाठी एक विशेष कार्यक्रम गरज नाही. अहवाल मूलतः तिसरे-पक्षीय सॉफ्टवेअर, अशा 1C म्हणून तयार करण्यात आली आहे, तर तो "VLSI" प्रणाली एकीकरण संरचीत करणे शक्य आहे.
• दस्तऐवज मानक फॉर्म सेट केले नाही. आपण मजकूर, स्प्रेडशीट फाइल्स, प्रतिमा आणि त्यामुळे पाठवू शकता. डी

SKB "Kontur"

रशिया प्रथम सॉफ्टवेअर डेव्हलपर एक देखील उपकरणे पुरवठा, संस्था दरम्यान इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज ज्याद्वारे गुंतलेली आहे. "रुपरेषा" DiaDoc एक प्रणाली विकसित केली जे इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज विनिमय करून. प्रणाली एक वैशिष्ट्य त्या डेटामध्ये प्रवेश परदेशात असताना प्राप्त केले जाऊ शकते आहे. या कारणासाठी कंपनी रोमिंग दर विकसित केले आहे. इच्छित असल्यास, API द्वारे मोनो प्रवेश करा.

काय गरज आहे?

EDI कनेक्ट करण्यासाठी, कंपन्या खरेदी करणे आवश्यक आहे:

• परवानाकृत सॉफ्टवेअर आहे;
• सर्व्हर;
• उपकरणे सुधारणा;
• रेल्वे कर्मचारी;
• सानुकूलित आणि अंतर्गत अनुप्रयोग वापरासाठी ECM वाटतो.

अशा गुंतवणूक संस्था दरम्यान इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज कनेक्ट करण्यासाठी अंमलबजावणी करणे आवश्यक आहे? पण तांत्रिक आधार सल्ला खर्च, आणि सॉफ्टवेअर सुधारणा समावेश - गुंतवणूक दुसऱ्या टप्प्यावर. हे खर्च मासिक भरावे लागेल.

निष्कर्ष

पुनर्स्थित करण्यासाठी कागद-आधारित ई-मेल दिसतो. हे प्रक्रिया आयोजित संस्थेची खर्च कमी नाही फक्त, पण एक संपूर्ण व्यवसाय कार्यक्षमता वाढते. EDI यशस्वीपणे कार्य करण्यासाठी, आपण स्पष्टपणे योग्य उपकरणे समायोजित करण्यासाठी उद्दिष्टे आणि प्रणाली कार्यान्वित स्वच्छपणे करणे आवश्यक आहे.